Il titolare effettivo è uno degli ultimi adempimenti imposti alle organizzazioni al fine di prevenire il rischio di riciclaggio. Il dispositivo di Legge sebbene sia stato approvato nel 2022, in realtà ne era stato annunciato l’emanazione già nel 2011 con la legge 231/2007, che rappresenta il punto di riferimento giuridico, la pietra miliare sulla responsabilità oggettiva degli operatori economici in merito ad alcuni reati tra i quali appunto il riciclaggio. Con molta probabilità anche questo provvedimento non sarà visto molto bene dagli imprenditori perché va ad aggiungersi ai numerosi fardelli al quale le imprese sono già soggette, tuttavia è necessario evidenziare che in realtà la normativa italiana era già molto avanti rispetto agli altri paesi europei ed è proprio per venire incontro alle esigenze europee che è stato istituito questo nuovo registro; insomma questa volta non è colpa dei politici italiani ma il fatto che essendo noi troppo avanti ci dobbiamo necessariamente adeguare alla maggioranza degli altri paesi al fine omogeneizzare le informazioni.
TITOLARE EFFETTIVO
Chi è il titolare effettivo
E’ la persona fisica che controlla in modo diretto indiretto un soggetto giuridico; nello specifico rientrano nella fattispecie
Società
- Le persone fisiche che hanno più del 25% anche in forma indiretta
- Controllano la maggioranza dei voti nelle assemblee ordinarie
- Hanno o sia in grado di influenzare in maniera dominante l’assemblea
Per le persone Giuridiche (PGP)
- Fondatori
- Beneficiari
- Titolari di funzioni di rappza legale, direzione ed amministrazione
Per i Trust
- Costituenti
- Fiduciari
- Guardiani
- Beneficiari
- Altre persone che esercitano in qualche modo il controllo
Servizi di BBSPRATICHE
Diversi sono i servizi; in questo modo è possibile avere un unico interlocutore per una pluralità di problematiche
a) trasmettere la comunicazione al registro
b) firme digitiali e PEC
c) rintracciare le residenze
d) ricostruire gli “intrecci” societari
Gli attori in gioco
Abbiamo diverse attori
- Il soggetto giuridico (società di capitali, enti riconosciuti, Trust) che deve comunicare quali sono i propri “titolari effettivi”
- La persona fisica ovvero l’amministratore–rappresentante legale o altro soggetto per legge qualificato che ha la responsabilità giuridica di effettuare tale comunicazione
- I soci ufficiali, ovvero quelli che sono presenti nei registri dell’ente e che potrebbero essere “chiamati” a chiarire la loro posizione
- L’interessato ovvero il titolare effettivo (solo persona fisica) destinatario della comunicazione
- Le autorità autorizzate ad accedere alle informazioni senza limitazioni come la Magistratura o le forze dell’ordine
- Terzi interessati a conoscere l’informazione, ma con limitazioni
Chi , quando e come deve avvenire la comunicazione
La comunicazione va fatta come qualsiasi altra comunicazione al registro delle imprese utilizzando gli strumenti che le camere di commercio mettono a disposizione; le comunicazioni vanno fatte per la prima volta dopo 60gg dalla pubblicazione del decreto che ufficializza l’entrata in funzione del registro e successivamente entro 30gg dall’avvenimento così come avviene per le altre pratiche camerali; nel caso non ci fossero variazioni annualmente vanno confermati i dati presenti nel registro cosa che può essere fatta anche in fase di deposito del bilancio
Chi ha la responsabilità di inviare la comunicazione
La legge affida la responsabilità al rappresentante legale o a altri soggetti specificati dalla norma nel caso di enti diverse dagli enti commerciali (come le fondazioni o i trust); tuttavia come per le pratiche camerali ci si può affidare ad un intermediario come noi. Ovviamente il rapp.te legale deve disporre di un dispositivo di firma digitale e di una PEC
Quali sono le sanzioni per la violazione della norma
Sono previste pesanti sanzioni pecunarie in capo agli Enti che non rispettano la norma e sanzioni penali in capo agli amministratori ed ai soci/interessati qualora forniscano informazioni non veritiere o si rifiutino di darle
Qual'è la differenza tra socio e socio effettivo
Il socio (formale) è quello che risulta dai libri contabili, il socio effettivo invece non necessariamente è quello che risulta dai libri sociali e dagli atti pubblici; in sostanza èquello che in maniera formale o meno trasparente controlla l’ente. Ovviamente nella maggior parte dei casi i due soggetti coincidono ma delle volte le cose sono decisamente diverse.
Facciamo degli esempi:
Esempio 1) la società Alpha è controllata dalla società Beta con una quota del 50% e dalla Gamma al 30% e da altre società per la parte rimanente. A sua volta la società Beta è è posseduta dal 40% dal Sig. Caio, il quale detiene delle quote anche della società Gamma per un ulteriore 20%. A questo punto abbiamo che il Sig. Caio rispetto alla società alpha ha: 0,5*0,4+0,3*0,2= 0,26 ovvero 26% di conseguenza il Sig. Caio è un titolare effettivo.
Esempio 2) La società Alpha ha 5 soci tutti al 20%, nessuno di questi quindi supera la quota del 25%, ma uno di questi soci ha sottoscritto un accordo in base al quale ogni diritto sulla sua quota è a favore di un altro socio; risulta evidente che quest’ultima socio avrebbe un peso pari al 40% di fatto controllandone la società
Come può l'amministratore venire a conoscenza del titolare effettivo
L’amministratore deve fornire tale informazione in base alla sua conoscenza dello stato di cose ed ha il dovere di utilizzare tutti i mezzi (legali) necessari per il raggiungimento dello scopo tra i quali acquisire informazioni da banche dati ovvero richiedere informazioni al socio ufficiale qualora abbia dei dubbi sulla reale titolarità ed eventualmente segnalare l’inadempienza da parte del socio se questi non fornisce le informazioni richieste. Ovviamente è bene che l’amministratore, ovvero il soggetto al quale la legge imputa la responsabilità della comunicazione, adotti tutte le misure necessarie per provare la sua buona fede e di aver fatto tutto il possibile per raggiungere lo scopo
Cosa deve comunicare l'amministratore e quali sono i costi
I dati anagrafici del titolare effettivo ed i criteri utilizzati per raggiungere lo scopo ed eventualmente segnalare i soci inadempimenti. Inoltre il dichiarante dovrà indicare se il titolare effettivo si è dichiarato contro interessato, in tal caso questi deve possedere una PEC. I costi da sostenere a parte l’intermediario è pari ad € 30,00; mentre non ci dovrebbero costi da sostenere nel caso la comunicazione sia fatta in fase di deposito del bilancio
Chi può accedere a queste informazioni
Ci sono alcuni soggetti che hanno un accesso illimitato a queste informazioni: le forze dell’ordine, la magistratura, l’agenzia delle entrate, ovvero sono i soggetti istituzionali. Poi vi sono i soggetti obbligati, ovvero sono coloro che sono chiamati per legge ad effettuare dei controlli preventivi quanto esercitano la loro missione: i notai, le banche, ecc. L’accesso a queste informazioni è inoltre consentito anche a terzi ma l’accesso in questo caso è condizionato dalla motivazione nel senso che il richiedende deve prima dichiarare le proprie motivazioni che dovranno essere oggetto di valutazione da parte del gestore che rilascia la relativa autorizzazione; nel caso in cui il titolare effettivo si sia dichiarato “contro interessato” questi verrà coinvolto ed informato sulla richiesta e dovrà quindi accettare o respingere l’accesso ai dati motivando le ragioni della sua opposizione. Anche in questo il gestore dovrà valutare se le ragioni addotte dal titolare effettivo sono ragionevoli ovvero sono pretestuose.