Se non si dispone di personale qualificato nel numero sufficiente per predisporre correttamente la documentazione o per “affinare” le procedure di selezione dei fornitori andando oltre quello che impone la legge, forse non si avranno “problemi” ma si rischia di spendere ( o sperperare) il denaro pubblico senza raggiungere lo scopo che ci è prefissati con quella spesa e soprattutto e senza portare alcun beneficio alla collettività.
Servizi di supporto specialistico per gli uffici approvvigionamenti delle pubbliche amministrazioni
Lo scenario
Acquistare il meglio, alle migliori condizioni e nel più breve tempo possibile e con il minor impegno di risorse; questo è il NICE TO HAVE, il MANTRA di qualsiasi ufficio acquisti ,sia nel pubblico che nel privato; tuttavia è necessario evidenziare che per gli enti pubblici c’è qualche vincolo in più: trasparenza nelle procedure; garantire pari opportunità a tutti; rispetto rigoroso delle procedure. Lo strumento attraverso il quale si realizza tutto questo è il codice degli appalti e precisamente il DLGS 36/2023. Il nuovo codice a differenza del precedente (DLGS 50/2016) ha come principio cardine il principio del RISULTATO (Art 1.Comma 3) che diventa prioritario rispetto ai principi di trasparenza e concorrenza che guidavano il precedente codice; ovviamente gli altri criteri non spariscono ma sono posti come sussidiari a quello del risultato; estremizzando possiamo sintetizzare: non ha senso fare una gara perfetta se poi l’obiettivo non è raggiunto o lo è con tempi non compatibili con i bisogni di quella spesa
La differenza tra Risultato e Meglio Possibile
Ma qual’è la differenza tra raggiungere il risultato per il codice ed acquistare al meglio? La legge impone il principio di risultato il che significa fare una certa cosa nel tempo previsto e con i soldi previsti; fine. Acquistare al meglio possibile invece significa rispondere alla domanda: ho scelto l’impresa che ha tutte le credenziali? ho scelto l’impresa che ha una solidità finanziaria che mi dia sufficienti garanzie che non si “schianti” prima di finire il suo lavoro? Ho scelto l’impresa che a parità di budget mi avrebbe potuto offrire qualche prestazione in più?
In sostanza scegliere un fornitore sulla base dei parametri standard o addirittura i parametri minimi imposte per legge è una cosa , scegliere il meglio possibile è tutto un altro mestiere e sopratutto richiede tante competenze molto diverse fra loro.
IL MEGLIO POSSIBILE? Non una fortuna ma una scelta di campo
Escludendo i casi di corruzione che ovviamente esulano da qualsiasi ragionamento, generalmente le pubbliche amministrazioni hanno un approccio nella quale ove possibile tendono a privileggiare qualche specifico fornitore o un gruppo di imprese; è qualcosa di spontaneo e di naturale che succede anche nel privato ad esempio frequentissimo è quando un impresa deve assumere qualcuno; raramente si affida a sistemi di ricerca del personale, preferisce sceglierlo su base relazionale. La PA si comporta nello stesso modo e quindi nella stragrande maggioranza dei casi sono portate a fare scelte “indirizzate”; diverse sono le ragioni: quelle più note sono di carattere politico-elettorale, ma vi sono anche altre motivazioni come la paura di sbagliare nell’affidarsi a chi non si conosce; l’incapacità e/o impossibilità di sapere programmare in tempo i bisogni; altre volte si tratta di scelte dovute per un favore ricevuto ( l’impresa X ha riparato il tetto del centro sportivo comunale rimettendoci l’osso del collo, quando c’è un oppportunità va giustamente ricompensata….), non c’è nulla di scandaloso o vergognoso in tutto ciò, ma tutte queste ragioni hanno il difetto di non essere perfomanti; in questo modo non scegli il meglio ma quello che semplicemente soddisfa i requisiti minimi…insomma è il famoso 6 politico che si richiedeva nel ’68. Ora se quest’approccio è limitato a pochi casi e ad appalti poco significativi chiaramente non è un problema ma se la cosa è diffusa e ripetitiva nel tempo allora il danno non è solo all’Ente ma all’intero sistema economico in quanto questo modus operandi crea delle rendite di posizione, trasformando di fatto le aziende in “dipendenti a partita iva dell’Ente”; le imprese perdono ogni stimolo a migliorarsi e diventeranno sempre meno competitive; alla lunga l’effetto è quello di portare le imprese alla chiusura o avere servizi sempre più scadenti e costosi per la pubblica amministrazione.
Scegliere il meglio: facile a dirlo!
Cambiare si può ma non è sufficiente solo volerlo, desiderarlo; è essai più facile pensarlo e asserirlo assai più complicato portarlo a termine; tuttavia se raggiungere il top è quasi impossibile, certamente migliorare è qualcosa che è alla portata di qualsiasi amministrazione purchè c’è ci sia la disponibilità ad introdurre strumenti innovativi e mettere a disposizione personale con le giuste competenze.
Perchè questo è uno delle variabili più significative: le risorse umane e la loro competenza; perchè senza questa elementi l’obiettivo del MEGLIO POSSIBILE diventa del tutto utopistico.
In questo contesto qualora queste risorse non ci siano o siano in numero insufficiente potrebbe essere razionale esternalizzare una parte dei servizi amministrativi legati agli appalti al fine proprio di avvicinarsi il più possibile all’ambizioso traguardo e BBSPRATICHE può essere un valido supporto per tale scopo
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Quali sono le difficoltà che PA incontrano nel raggiungere il MEGLIO POSSIBILE
Se pur vero che con l’istituzione della Qualificazioni delle Stazioni Appaltanti, oramai la maggior parte delle stazioni appaltanti possono fare acquisti di modesta entità, è anche vero che le soglie sono tali che moltiplicando ogni acquisto per i volumi in gioco, si arriva ad impegni di spesa ingenti; pertanto l’attenzione sull’argomento dovrebbe essere massima. Purtroppo nella stragrande maggioranza dei casi le amministrazioni tendono a soffermarsi sul “dito” ( il minimo che impone la legge) ignorando la “luna” (la qualità ed il risultato); qui di seguito alcuni “difettucci” che allontanano la PA dal MEGLIO POSSIBILE
- Vedono come fumo agli occhi il principio di rotazione anche quando la ragionevolezza e le condizioni lo richiederebbero
- Non controllano se l’impresa ha veramente tuttti i requisiti per fare ciò che dichiara di essere in grado di fare pensando che sia sufficiente essere iscritto alle cciaa per essere abilitato a fare un certo lavoro
- Non fanno controlli incrociati tra le società e gli esponenti e si muovono solo se ci sono delle denunce
- Si limitano a mettere dei requisiti di fatturato quando questo elemento è una variabile e non quella più significativa
- Non verificano la capacità finanziaria di sostenere un certo impegno per un certo periodo di tempo dando lavori ingenti ad imprese al quale non affideresti neanche il bar del circolo sportivo
- Non verificano se sul piano organizzativo l’impresa è idonea
- Non monitorano nel tempo se l’impresa ha mantenuto i requisiti dichiarati
- Non applicano requisti di partecipazione premianti per cui le imprese migliori sono “quotate” alla stessa stregua di quelle zoppicanti
Quali sono i servizi sul quale fare affidamento
Il nostro servizio è destinato a tutte le stazioni appaltanti che sono fortemente orientate al risultato del MEGLIO POSSIBILE ma che ma non dispongono di una struttura organizzativa in grado di impegnare risorse qualificate in numero sufficiente a poter raggiungere l’obiettivo. Sono enti che pensano che una sana e corretta amministrazione passa anche e soprattutto attraverso la scelta dei fornitori migliori. Qui di seguito alcuni dei servizi
- Aiutare il cliente nel definire i criteri di selezione anche tenendo presente gli aspetti finanziari
- Sostenere l’amministrazione nell’applicazione del principio di rotazione ove possibile
- Limitatamente ad alcuni ambiti a definire meglio i requisiti tecnici del capitolato
- Impostare la gara tenendo presente delle caratteristiche del portale di E-Procurement prescelto
- Aiutare ove è possibile l’Ente nelle verifiche sull’art 95-95 del DLGS 36/2023
- Verifica sui requisiti professionali soprattutto quelli “meno” visibili e meno noti
- Monitoraggio continuo sulle imprese in modo da segnalare qualsiasi variazione sull’impresa potenzialmente interessante per la stazione appaltante
- Rating del proprio albo fornitori
- Valutare la solvibilità del fornitore
- Effettuare controlli incrociati per far emergere eventuali conflitti di interesse o la violazione della disposizione di “unico centro decisionale”
- Caricare le gare sulle piattaforme digitali per far risparmiare tempo prezioso alle persone di maggior “spessore” all’interno l’organizzazione
- Fare del Benchmarking ovvero fornire alla pubblica amm.ne informazioni tecniche e/o economiche su altre gare di altri enti strettamente connesse alla propria
Quali sono i vantaggi del servizio
Il vantaggio è essenzialmente nella flessibilità e nella duttilità nel disporre di un servizio qualificato a costo variabile: se lo uso pago se non lo uso non costa nulla. Numerosi sono i casi per l’utilizzo di un simile servizio:
- Personale in carico alla struttura insufficiente
- Personale in carico alla struttura non adeguamente preparato
- Personale in ferie o in malattie per un periodo di tempo non compatibile con le necessità dell’amministrazione
- Eventi straordinari che richiedono un aumento consistente degli impegni (esempio per il PNRR) per un tempo limitato
Oltre a motivi squisitamente organizzativi possono esserci anche dei motivi strategici
- allegerire il carico di responsabilità in quanto si può dimostrare che certe scelte non sono soggettive ma fatte sulla base di elementi oggettivi peraltro messi a disposizione di un operatore terzo
- separare le scelte politiche da quelle manageriali
I plus di lavorare con BBSPRATICHE
Perchè abbiamo una visione d’insieme che pochissime organizzazioni possono vantare:
- Vi lavorano persone che hanno operato in ufficio gare e di conseguenza conoscono il contesto operativo nel quale ci si muove, riuscendo meglio ad prevenire e a comprendere i bisogni del RUP e della stazione appaltante in genere
- Siamo un agenzia che ogni giorno gestisce decine di pratiche telematiche e sa pertanto muoversi con dimestichezza piattaforme digitali
- Lavoriamo molte pratiche amministrative di tipo commerciale il che ci consente di avere visione di insieme che raramente è disponibile in un altra organizzazione e dentro la Pubblica amministrazione
- Pur non avendo come core business la consulenza legale, disponiamo di un ufficio legale che ci supporta nel trattare codice civile, il codice amministrativo, il fallimentare ed ovviamente il codice degli appalti con la giusta dimestichezza
- Siamo organizzati in modo da poter soddisfare le richieste in tempi molto brevi e da garantire un elevato grado di sicurezza sulle informazioni
- Non chiediamo canoni fissi, il cliente quindi è libero di muoversi con la massima flessibilità
- Andiamo oltre il semplice discorso delle verifiche previste per legge cercando di supportare l’amministrazione ad un approccio non solo basato sulle carte
- Forniamo un servizio di monitoraggio continuo e siamo noi a ricordare al cliente le scadenze
- Siamo sul MEPA, il cliente può effettuare ordini tramite la piattaforma di EProcurement della Consip
Usare il MEPA per acquistare il servizio
Prima di procedere a creare una RDO o una TD sul MEPA sarebbe bene che la stazione appaltante individuasse con chiarezza i propri bisogni e gli obiettivi che si vogliono raggiungere nel breve e nel lungo periodo, nel caso si voglia affidare il servizio di “verifiche art 94-95”, la reale disponibilità da parte delle figure apicali che hanno i poteri di conferire delega . Fatta quest’analisi si può procedere nel redigere una RDA
Per quanto attiene gli aspetti economici si possono ipotizzare diversi scenari in funzione del servizio
a) nel caso di certificati costo unitario per singolo documento
b) nel caso di supporto per l’impostazione della gara un prezzo proporzionato al valore stesso della gara
c) un mix di queste componenti
Si precisa che la categoria merceologica sul MEPA per tali attività è “Servizi di supporto specialistico” ed in particolar modo “Supporto specialistico in materia di acquisti e appalti”