PEC: Come richiederla

IL VALORE DELLA PEC

L'importanza della conservazione sostitutiva per la PEC

Per decenni, cittadini ed imprese avevano un solo ed unico strumento per comunicare: la raccomandata.
Con l’arrivo dell’era digitale, i mezzi di comunicazione si sono ampliati ed evoluti, in modo tale da velocizzare anche i tempi di invio e di ricezione di una informazione.
La Posta Elettronica Certificata, o semplicemente PEC, infatti, è una evoluzione della raccomandata perché fornisce valore legale alla posta elettronica, proprio come la raccomandata stessa, e permette di avere la ricevuta di ritorno.
La PEC è un sistema di posta elettronica che permette di confermare l’invio da parte del mittente e la ricezione di un messaggio di posta nella casella del destinatario.
Per richiedere una PEC, puoi usufruire dei servizi che offre il web o rivolgerti direttamente a noi e velocizzare i tempi di attivazione, contattandoci al numero 062147660.
inoltre con il Decreto legislativo 76/2020  è stato definitivamente varato il “domicilio digitale”, che si affincherà al vecchio domicilio fisico e che diventerà anch’esso obligatorio per i privati, a tutt’oggi esentati da tale obbligo

ATTIVAZIONE PEC: TEMPI DI ATTESA

Il tempo di attesa per emettere una PEC è di circa 15 minuti, eccezion fatta per chi volesse una PEC sotto dominio e necessita della creazione di un indirizzo con dominio dedicato (come ad esempio il nostro bbs@pec.bbspratiche.it ) in cui potrebbero essere necessari anche diversi giorni.

PERCHE' ATTIVARLA

A CHI E’ DESTINATO IL SERVIZIO

La PEC può essere richiesta da chiunque, in qualsiasi momento, purché si tratti di soggetti maggiorenni; tuttavia ad alcune categorie di persone, la legge richiede espressamente l’attivazione della PEC come obbligo:

  • ai liberi professionisti;
  • ai professionisti che si iscrivono agli Albi professionali;
  • alle imprese sia che siano ditte individuali che società
  • alle pubbliche amministrazioni;
  • agli Enti non Commerciali

Tutte queste categorie hanno l’obbligo (dal 1 ottobre 2020, con il Decreto Legislativo 76/2020) di comunicare la propria PEC al Registro delle Imprese a cui sono iscritti, pena sanzioni e sospensione dell’attività.
Recentemente, l’obbligo di avere una PEC è stato esteso anche a coloro che intendono partecipare ai concorsi pubblici.
Il privato cittadino invece può scegliere liberamente se attivare o meno il servizio di posta elettronica certificata, ma è altamente consigliato, in quanto i vantaggi sono molteplici.
Comunicare con gli uffici della Pubblica Amministrazione oppure svolgere pratiche burocratiche importanti, fornisce numerose garanzie a chi decide di utilizzare una PEC al posto di una semplice email.

 

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I VANTAGGI DELLA PEC

PERCHE’ ATTIVARLA

Attivare una PEC permette di avere innumerevoli vantaggi, sia per i privati che per i liberi professionisti e le aziende, come quello di risparmiare tempo (perché non devi recarti ad uno sportello postale e attendere la fila) e denaro (perché spedire una raccomandata ha un prezzo maggiore rispetto all’attivazione di una PEC, che peraltro ti dura per un anno intero e ti consente di inviare tutte le email certificate che desideri).
Ma non solo!
Grazie alla posta elettronica certificata puoi:

  • avere la certezza di un contenuto sicuro: né i messaggi e né gli allegati possono essere modificati e il contenuto originale arriva sempre integro a destinazione;
  • disdire contratti e servizi in abbonamento, ma anche validare contratti tra privati;
  • comunicare direttamente con la Pubblica Amministrazione e l’Agenzia delle Entrate;
  • partecipare a concorsi pubblici;
  • essere protetto da virus e dalla posta indesiderata (spam);
  • avere la certificazione della notifica ed essere sicuro che il destinatario abbia ricevuto il messaggio;

Oggi sono circa 15 milioni le caselle attivate e  La PEC è semplice da utilizzare, sicura, comoda e conveniente!
Infatti:

  • il mittente e il destinatario sono noti perché il rilascio delle credenziali richiede una procedura di riconoscimento;
  • il messaggio non può essere modificato e quindi è integro;
  • il messaggio può essere inviato e ricevuto ovunque e da qualsiasi device digitale;
  • non è obbligatorio conoscere il domicilio fisico del destinatario, che potrebbe cambiare continuamente.

Inoltre la PEC ha valore legale uguale alle raccomandate postali con ricevuta di ritorno.

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COME ATTIVARE UNA PEC

La richiesta di attivazione della PEC può essere effettuata con i servizi offerti dalle aziende private on-line (come Aruba, etc.), oppure contattando la nostra agenzia.

Usufruendo del nostro servizio, è previsto un piccolissimo supplemento sul costo di attivazione, ma le tempistiche sono ridotte e soprattutto non ci si deve impazzire

Per le società (soggetti giuridici), oltre ai documenti d’identità del rappresentante legale, si allega la dichiarazione di atto notorio che ne attesta la carica ed i poteri di rappresentanza; mentre i gli altri soggetti oltre al documento di identità ed il codice fiscale bisogna possedere un indirizzo di posta elettronica

Ovviamente, nel caso di PEC non destinate a persone fisiche, la richiesta di attivazione può essere fatta solo tramite rappresentante legale.

PROCESSO DI ATTIVAZIONE

Il processo di attivazione della posta elettronica certificata prevede i seguenti passaggi:

  • Richiesta di attivazione: nel quale è prevista la compilazione di una domanda con i dati necessari da fornire.
  • Scelta dell’indirizzo di posta: si sceglie un indirizzo che meglio si adatta alle necessità e alle esigenze. Infatti, per i privati la versione standard è sufficiente, per i professionisti è opportuno considerare una versione che prevede particolari benefici, come quello di avere molto spazio di memoria.
  • Pagamento abbonamento: a seconda del contratto viene effettuato un bonifico all’azienda che offre il servizio di abbonamento.
  • Ricezione messaggio di avvenuta attivazione con credenziali di accesso configurate: il gestore attiva la nuova casella di posta e gli eventuali domini richiesti, tramite una e-mail di benvenuto. In questa e-mail vengono fornite anche le credenziali come username, password, indirizzo webmail, etc.

La PEC può essere configurata come una qualsiasi casella di posta elettronica, nel rispetto dei parametri di configurazioni disponibili sul sito del Provider e di conseguenza si può “configurare” sul proprio PC, sul proprio telefonino, oppure si può accedere tramite l’applicazione web che tutti i provider mettono a disposizione dei clienti.

E’ possibile, inoltre, configurare la casella applicando regole di inoltro automatico ad un altro indirizzo di posta e abilitare la casella a ricevere esclusivamente messaggi PEC.

CERTIFICAZIONE DOMINIO PEC

I clienti che possiedono già un dominio di secondo livello, come ad esempio bbspratiche.it, possono attivare e-mail PEC sotto il proprio dominio.

I clienti che non dispongono di un dominio possono richiederne uno e usufruire dei vantaggi che esso include, come ad esempio la possibilità di:

  • aprire un numero illimitato di e-mail con il proprio dominio;

migrare le proprie caselle PEC da un provider ad un altro, perché se il provider decidesse di sospendere il servizio o aumentare il prezzo, si può trasferire il dominio ad un altro provider, non perdendo nessuna comunicazione e nessun file.

La conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una soluzione tecnologica importantissima in quanto risponde ad un bisogno di certezza giuridica e di compatibilità con l’evoluzione tecnologica.

Certezza Giuridica

Il gestore della posta elettronica per legge deve conservare i log e lo deve fare per un tempo limitato; i log cosa ci dicono: chi ha spedito un messaggio, chi lo ha ricevuto, quando è stato spedito quando è stato ricevuto; nulla ci dicono circa il contenuto. Qualora quindi a distanza di tempo quel messaggio dovesse essere usato in un tribunale avrebbe qualche problema ad essere ammesso se il contenuto fosse di rilevante importanza. Un altro aspetto è data dal fatto che bisogna  essere certi della data; infatti un conto è la data della trasmissione del messaggio ed un conto è la data di sottoscrizione di un eventuale allegato che potrebbe essere stato firmato molto prima. Altro aspetto rilevante è la necessità di avere assoluta certezza che quel documento e l’intero messaggio non sia stato alterato, ovvero modificato. Ultimo aspetto da considerare è di tipo tecnologico: chi ci garantisce che quel documento sia ancora disponibile e leggibile a distanza di tanti anni?

A tutti questi problemi risponde la conservazione sostitutiva che non si applica solo alla PEC ma a qualsiasi documento di tipo digitale

PEC ARUBA

Aruba offre il servizio di posta elettronica certificata, sia a coloro che per Legge devono possedere un domicilio digitale, sia a chi sceglie liberamente di attivarla (come i soggetti privati).

Per iniziare a inviare e-mail con valore legale, basta scegliere un provider e acquistare il servizio.

Sul sito di Aruba è possibile scegliere tra diverse tipologie, a seconda delle esigenze.

Le versioni sono 3:

  • Standard;
  • Pro;
  • Premium;

La versione standard include 1GB di spazio di memoria, quella Pro e Premium sono versioni avanzate ed offrono servizi aggiuntivi, come ad esempio quello di arrivare ad ottenere fino ad 8 GB di spazio in archivio.  E’ possibile comunque estendere lo spazio acquistando altri GB di spazio

La PEC Aruba si attiva tramite App mobile e Webmail, fornite gratuitamente o tramite client, previa apposita configurazione.

PEC GMAIL

Gmail non offre un servizio PEC ma, considerato che un elevatissimo numero di persone possiede un indirizzo di posta elettronica con Gmail, alcuni si chiedono se si può creare un collegamento con la PEC, in modo da ricevere una notifica all’arrivo di un messaggio.

È possibile collegare i due indirizzi email accedendo alle impostazioni della propria casella Gmail e selezionando alcuni parametri, tra cui: POP3s e SMTPs, nonché nome utente, password, etc.

PEC GRATUITA

Non è possibile attivare una PEC in modo totalmente gratuito, perché bisogna sempre rivolgersi ad aziende che forniscono solo servizi a pagamento, con abbonamento annuale o mensile.

Alcune di esse offrono, però, alcuni periodi di prova gratuiti dove è possibile testare la posta elettronica certificata totalmente gratis.

Ma, il tempo, è ovviamente limitato alle disposizioni che offre il servizio.

COSTO DI UNA PEC

Con il servizio di posta elettronica certificata puoi risparmiare moltissimo perché non dovrai stampare, spedire e ritirare nessun file manualmente.

L’abbonamento annuale varia a seconda del servizio offerto dall’azienda.

La certificazione di dominio di posta elettronica certificata non è inclusa nel prezzo di attivazione PEC, ma ha un costo a parte.

Contattaci per una consulenza e ti forniremo tutte le indicazioni necessarie!

DURATA E LIMITI

I contratti generalmente hanno una durata compresa tra i  12 ed  60 mesi; ovviamente alla scadenza sarà possibile proseguire con un nuovo contratto e probabilmente nuove condizioni.

Se in scadenza, o scaduta, il rinnovo del servizio di posta elettronica certificata può essere eseguito in qualsiasi momento, a seconda delle regole stabilite nel contratto di attivazione.

La PEC presenta i seguenti limiti:

  • ogni singolo messaggio ha un massimo di dimensione e di destinatari;
  • il divieto assoluto di inviare messaggi pubblicitari tramite PEC;
  • la casella di posta elettronica certificata deve avere sempre spazio disponibile per poter ricevere le comunicazioni.

Accorgimenti e componenti opzionali

La PEC generalmente è abilitata per ricevere solo messaggi dello stesso tipo, tuttavia è possibile abilitare la propria PEC a ricevere anche messaggi di posta ordinaria, anche se tale procedura è sconsigliata

Inoltre La PEC come qualsiasi altra mail può essere configurata per essere inoltrata automaticamente ad un altro indirizzo sulla base di regole predisposte

Validità legale della PEC

La PEC ha valore legale come è stato detto ma nel caso vada usata in giudizio non si può portare la stampa del messaggio ne tantomeno si può portale i file contenuti nel messaggio, perché questi componenti potrebbero essere tranquillamente alterati; il cittadino deve mettere a disposizione l’impronta informatica. Purtroppo pochi sono a conoscenza che il provider in caso di necessità è tenuto a conservare i log, che contengono solo informazioni base ovvero: la data di invio, la data di ricezione, il mittente ed il destinatario; nulla di più; ovvero il contenuto del messaggio sarebbe perso. Per ovviare a questo problema si deve abilitare la propria casella al servizio di “conservazione sostitutiva”; questo servizio conte di poter archiviare tutto il messaggio ed il suo contenuto per tanti anni garantendo integrità, data certa, ecc

Riepilogo opzioni acquistabili per la PEC

Qui di seguito si riportano tutte gli optional disponibili sulla pec:

  1. Conservazione sostitutiva
  2. Spazio della casella
  3. Durata contrattuale
  4. Dominio

UTILITA'

DOCUMENTI DA ALLEGARE

DOCUMENTI INDISPENSABILI

Per l’esecuzione della prestazione oltre alla documentazione di cui sopra va allegato:

  • Codice fiscale,
  • Documento del titolare
  • visura camerale per le società o atto costitutivo per le associazioni.

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