Premessa
Portiamo a tua conoscenza che da oggi puoi continuare a registrare i contratti con noi avendo a disposizione il servizio di sottoscrizione dei contratti con firma elettronica avanzata e se ancora non lo fai puoi trovare una scusa per cominciare.
Perchè? questo ti consentirà di evitare che conduttore e locatore si debbano necessariamente incontrare per sottoscrivere il contratto. Come fare? semplice
- ci fornisci i nomi e la mail del conduttore/i e del locatore/i ed il telefono mobile
- il contratto in formato PDF/a da firmare
- il soggetto al quale emettere fattura
Il conduttore ed il locatore (ma possono essere anche più di due), riceveranno il contratto per mail e saranno invitati a firmare, successivamente il sistema invierà un codice sulla loro mail, applicando quel codice sul contratto questo risulterà firmato.
Una volta che tutti gli interessati avranno “apposto la loro firma virtuale”, il sistema invierà a tutti il documento firmato. Il telefono mobile in realtà non serve per la procedura ma solo nel caso di problemi.
Questo file verrà da noi prelevato e registrato in agenzia delle Entrate e la ricevuta inviata agli interessati come prassi.
Attenzione questo sistema può essere usato solo per i contratti di locazione e non può essere utilizzata per i preliminari.
I VANTAGGI
Firma a distanza
un vantaggio enorme non richiedere alle persone di venire in ufficio per la firma e peraltro la firma può essere apposta anche in differita; questa cosa è ancor più apprezzata per quei contratti firmati da più di 2 persone e che non vivono tutti nello stesso luogo, ad esempio gli affitti per gli studenti
Archiviazione.
L’intermediario (agenzia immobiliare, commercialista, avvocato, amministratore condominio, ecc) hanno l’obbligo di archiviare una copia del contratto d’affitto con le firme in originali; con questo sistema l’archiviazione diventa molto più semplificata e decisamente meno onerosa
Pagamento ripartito
E’ possibile richiedere che ogni soggetto sia addebitata la propria quota (paypal, carta di credito, bonifico; tuttavia in questo caso è prevista una maggiorazione per gli ovvi costi aggiuntivi che dobbiamo sostenere)
Data certa
Al documento digitale viene applicata la data certa ovvero un timbro digitale immodificabile che attesti data ed ora della sottoscrizione
GLI SVANTAGGI
- Il contratto deve essere salvato in formato PDF/A prima della firma
- Sebbene non c’è una specifica indicazione è consigliato che nel contratto siano specificati gli indirizzi mail sia l’accettazione della firma elettronica avanzata; inoltre andrebbe specificata un clausola nella quale si chiarisce che il contratto è valido solo se riporta le firme di tutti i soggetti e che la data/ora di validità è quella dell’ultimo firmatario. Ovviamente per chi volesse provvediamo noi a fornire un modello utilizzabile
- L’intermediario deve sottoscrivere una dichiarazione nella quale s’impegna ad effettuare il riconoscimento “de visu” dei soggetti e a raccogliere/verificare gli indirizzi mail dei contraenti assumendosi ovviamente le responsabilità; ovviamente questa disposizione non si applica nel caso sia direttamente gli interessati ad utilizzare questo strumento
- Non si può applicare, almeno per adesso, ai contratti con canone agevolato
FAQ
E’ possibile utilizzare la PEC come mail di destinazione?
Assolutamente si ma deve essere abilitata la ricezione delle mail ordinarie e generalmente le caselle pec inibiscono i messaggi in arrivo non pec, salvo che qualcuno non gli dica il contrario
E’ possibile applicare un misto di firme, ovvero una firma olografa ed una elettronica?
No, tutti devono firmare nello stesso modo, il mix non è ammesso
Come è si accerta che l’indirizzo mail sia appartenente a quella persona?
Il professionista una volta conosciuto il cliente deve fargli sottoscrivere un modulo con i dati anagrafici, l’indirizzo mail ed il documento d’identità e magari una pre-accettazione eventualmente della comunicazione per via elettronica. Questa cosa si può fare ad esempio insieme con la raccolta dell’autorizzazioni per il trattamento dei dati personali. Oltre a questo metodo si può utilizzare un metodo indiretto, ovvero inviare alla mail del cliente una “parola d’ordine o un codice” e sul telefono un altro codice e chiedere di fare un bonifico di € 1,00 specificando il codice nelle causale; inviarlo
Che succede se uno dei firmatari non firma?
Si blocca il processo e non è possibile andare avanti; se si è commesso un errore nell’indirizzo mail o la casella risulta piena è possibile modificarlo ma va rifatto l’intero processo e quello precedente va annullato
Mi serve un computer o posso firmare anche con il telefono?
Puoi firmare anche con il telefono purchè hai configurato l’indirizzo mail
Mi sembra che si possa firmare anche con un messaggio SMS?
Si è vero la firma elettronica qualificata può anche funzionare così ma il sistema da noi usato non usa gli SMS
Nel caso di più soggetti è possibile richiedere il pagamento individuale per quota?
Ovviamente si anche se questo comporterà qualche onere in più sul pagamento del servizio.
E’ ammessa la firma digitale qualificata (classica chiavetta USB)
Anzi sarebbe meglio in quanto questa firma ha un valore giuridico più elevato; tuttavia ad oggi tale firma non è accettata dal sistema dell’agenzia delle Entrate e pertanto la registrazione è possibile solo a sportello: naturalmente nulla vieta che le parti, specialmente se si tratta di soggetti giuridici, firmino due documenti, una con firma digitale qualificata (che si archiviano in autonomia) ed una firma elettronica avanzata che andiamo a registrare. Un po’ più complicato ma nulla di impossibile ed è una procedura che possiamo predisporre noi sulla nostra applicazione, anzi vi applicheremo anche la data certa sul file finale
Per la registrazione del contratto cambia qualcosa rispetto alla procedura ordinaria
No assolutamente
Il documento firmato con queste modalità rimane integro, è non-modificabile?
Assolutamente si; non se ne può modificare il contenuto che comunque è gestito da un terzo soggetto autorizzato dall’AGID (Agenzia italiana per il digitale)
Nel caso fosse necessario pagare le imposte ed il cliente non volesse fornire l’IBAN?
Non c’è problema, paghiamo noi le imposte; ovviamente i contraenti devono aver provveduto al versamento delle imposte prima sul ns. conto.
E’ ammessa la firma del garante con questo sistema?
Non ci sono limiti ai firmatari anche se c’è un costo aggiuntivo per il nostro servizio (pochi euro); si ricorda che l’AE richiede un imposta aggiuntiva per i garanti pari al 5 per mille, ad eccezione dei contratti con cedolare secca
Questo sistema si può applicare anche per la sottoscrizione di altri contratti
Certamente; ma questo lo facciamo già senza saperlo; ad esempio quando sottoscriviamo un contratto con un utenza domestica, un contratto assicurativo, ecc
In caso di disconoscimento della firma cosa succede?
Quando c’è un disconoscimento della firma le cose si complicano perchè significa che qualcuno ha commesso un falso, il che è un reato penale. Insomma una procedura complessa, costosa e lunga che ha senso quando ci sono forti interessi e quando si ha prontezza di ciò che si afferma nel senso che oltre a dirlo bisognerebbe dimostrarlo; è chiaro che gli intermediari noi compresi siamo chiamati a dar prova di aver agito correttamente avendo fatto avuto le giuste accortezze. Ad esempio se il professionista riceve un bonifico dal “di-sconoscitore” dopo avergli inviato le coordinate bancarie, importo e numero di ricevuta/ fattura o qualsiasi altro riferimento e questo è riportato sul bonifico; è un po’ difficile per questo signore dire che lui non se sapeva nulla; dovrebbe dimostrare che la sua mail ed il suo conto era gestito da una terza persona
