Il responsabile del procedimento è in fondo un arbitro che ancor prima di tutelare i legittimi interessi della pubblica amministrazione che sono poi gli interessi (o dovrebberlo essere) della colletività deve garantire il rispetto delle regole nella procedura di gara; così come un arbitro deve osservare il corretto rispetto delle regole da parte delle squadre così anche la pubblica amministrazione deve garantire a tutti gli attori le stesse condizioni ed una di queste sono le verifiche sulle dichiarazioni effettuate dai partecipanti ovvero dagli aggiudicatari di un appalto. Tale obbligo è sancito all’art 32 comma 7 del codice degli appalti; il quale impone alla stazione appaltante di effettuare le opportune verifiche sul rispetto dei requisiti di ordine generale (art 80) e dei requisiti speciali (art 83).
Peraltro numerose sentenze del Consiglio di Stato hanno ribadito che la conformità ai requisiti deve rimanere per tutta la durata contrattuale; in ragione a ciò la quantità di controlli da effettuare e la numerosità dei soggetti da monitorare sono tali che alcune amministrazioni potrebbero entrare in seria difficoltà se non dispongono di risorse adeguate a tale scopo.
Stazioni appaltanti che deve ottemperare a quanto previsto dall’art 32 comma7 del codice degli appalti; in particolar modo a quegli enti che non dispongono di una struttura organizzativa in grado di impegnarsi su questo fronte soprattutto per quanto riguarda gli appalti a trattativa diretta ove il controllo ed il monitoraggio non sono affidati alle centrali di acquisto ma direttamente all’ente
Il vantaggio è nella flessibilità in quanto il clliente può disporre del servizio nel modo che meglio preferisce ed in relazione ai suoi effettivi bisogni: ad esempio può decidere di fare delle verifiche diverse in funzione della criticità dell’appalto; può decidere di affidare a noi tutto il controllo o solo alcune parti; può decidere di assegnarci determinate gare ed altre invece vengono gestite internamente; oppure cosa da non trascurare è quello di affidarsi a questo servizio nel caso in cui il proprio personale incaricato per il servizio sia indisponibile per un certo periodo di tempo
Come noto alcune informazioni sono disponibili in banche date pubbliche e quindi accessibili a tutti anche se con sottoscrizioni di abbonamenti; altre informazioni invece sono solo a disposizione del diretto interessato o della stazione appaltante; per quest’ultimi quindi non rimane che la seconda opzione essendo la prima esclusa perchè contraria alla legge che impone alla stazione appaltante di effettuare le verifiche direttamente. Per questi casi la stazione appaltante deve conferire delega a terzi, in alcune piattaforme la delega può essere effettuata direttamente online, ovvero il rappresentante della stazione appaltante dotato degli opportuni poteri inserisce nel sistema il soggetto delegato; ovviamente in questi casi il rappresentante deve disporre delle credenziali ovvero dello SPID ovvero della Carta Nazionale dei Servizi. A Tal proposito abbiamo predisposto una tabella sintetica che fornisce un quadro esaustivo dei controlli da effettuare e gli strumenti
Perchè abbiamo una visione d’insieme che pochissime organizzazioni possono vantare:
- Vi lavorano persone che hanno operato in ufficio gare e di conseguenza conoscono il contesto operativo nel quale ci si muove, riuscendo meglio ad prevenire e a comprendere i bisogni del RUP e della stazione appaltante in genere
- Siamo un agenzia che ogni giorno gestisce decine di pratiche telematiche e sa pertanto muoversi con dimestichezza nelle banche dati
- Lavoriamo pratiche amministrative di tipo commerciale il che ci consente di avere una certa confidenza con il codice civile ed il codice amministrativo per quanto attiene le imprese
- conosciamo il codice degli appalti ed abbiamo acquisito una specifica certificazione che pochissime organizzazioni possono vantare
- Siamo organizzati in modo da poter soddisfare le richieste in tempi molto brevi e da garantire un elevato grado di sicurezza sulle informazioni
- Non chiediamo canoni fissi, il cliente quindi è libero di muoversi con la massima flessibilità
- Andiamo oltre il semplice discorso delle verifiche previste per legge cercando di supportare l’amministrazione ad un approccio non solo basato sulle carte
- Forniamo un servizio di monitoraggio continuo e siamo noi a ricordare al cliente le scadenze
- Siamo sul MEPA, il cliente può effettuare ordini tramite la piattaforma di Eprocurement della Consip
Prima di procedere a creare una RDO o una TD sul MEPA sarebbe bene che la stazione appaltante individuasse con chiarezza i propri bisogni e la reale disponibilità da parte delle figure apicali che hanno i poteri di conferire delega se sono disponibili in tal senso; in secondo luogo chiarire se si intende richiedere che tutti i controlli siano effettuati dal fornitore o se invece solo alcuni; i volumi in gioco ovvero quante gare si ipotizzano possano essere oggetto di questo intervento; definire un budget di spesa in modo da verificare quale potrebbe essere il costo massimo sostenibile; indicare anche i tempi di risposta attesi a fronte di una richiesta.
Fatto questa analisi dei bisogni si può procedere ad emettere la RDO/TD con una descrizione quindi del servizio atteso; per quanto concerne la parte economica si possono ipotizzare diverse ipotesi
a) costo unitario per singolo documento
b) costo unitario per procedimento di gara
c) costo in % rispetto al valore di gara
Si precisa che la categoria merceologica per tali attività è “Servizi di supporto specialistico” ed in particolar modo “Supporto specialistico in materia di acquisti e appalti”
La procedura è piuttosto semplice e non ci sono particolari indicazioni da fornire; tuttvia la corretta procedura potrebbe essere questa.
FASE PREPARAZIONE
a) Anche se l’offerta è unitaria emettere un ordine a valore che comprende un certo numero di attività per evitare di emettere ordini per ogni richiesta con un grande dispendio di tempo e di risorse per tutti
b) Indicazione da parte ns. dell’addeddo/i autorizzati ad assumere la delega e relativa sottoscrizione da parte di questi di un contratto di riservatezza sulle informazioni trattate
c) riferimenti della stazione appaltante autorizzati a ricevere la chiave di cifratura e l’indicazione di un indirizzo PEC ove inviare i documenti
d) procedere all’abilitazione dei soggetti indicati all’accesso sulle piattaforme
FASE ESECUTIVA
e) fornirci i nomi dei soggetti e dei controlli che intende assegnarci oppure ci afffida il bando e la lista dei soggetti che intende analizzare ed il resto lo facciamo noi; ovviamente alla stazione appaltante rimane sempre la fase decisionale e di comunicazione con l’esterno. Abbiamo così predisposto un modello di richiesta che sintetizza le informazioni necessarie all’esecuzione della prestazione; per una completa visione di tutti i controlli che possiamo fare si può far riferimento al presente documento
