Servizi di supporto tecnico amministrativo in favore degli uffici approviggionamenti degli Enti pubblici

Il nostro servizio è destinato a tutte le stazioni appaltanti  che sono fortemente orientate al risultato e non al mero impegno delle risorse ma non dispongono di una struttura organizzativa in grado di impegnare risorse qualificate in numero sufficiente a poter raggiungere l’obiettivo.

Tutti coloro che acquistano qualcosa si pongono almeno due obiettivi: acquistare il meglio alle migliori condizioni e farlo nel più breve tempo possibile e con il minor impegno di risorse; questo è il NICE TO HAVE, il mantra di qualsiasi ufficio acquisti!

In sintesi possiamo dire che questo è il mestiere di un ufficio approvvigionamenti di qualsiasi ufficio pubblico o privato; tuttavia per gli Enti Pubblici (e non solo) c’è qualche onere in più da dover rispettare: trasparenza nelle procedure; garantire pari opportunità, controllare il rispetto dei requisiti

Ovviamente questi criteri possono essere applicati anche nel mondo del privato, e soprattutto le grandi imprese hanno regole piuttosto simile ma nel pubblico invece il “possono” si trasforma in “devono” e di conseguenza la musica cambia anche se con il nuovo codice degli appalti (legge 78 del 21 Giugno 2022) questi criteri hanno subito un leggero downgrade rispetto al crtiterio del risultato. In sostanza è il raggiungimento dell’obiettivo che guida tutto il resto e non la trasparenza e libera concorrenza al quale si rimandava il vecchio codice (Legge 50/2016)

Pensare di raggiungere tutti questi obiettivi contemporaneamente è molto ma molto complicato; tuttavia difficile non significa impossibile e se non è possibile raggiungere la perfezione certamente si può provare a migliorare ma per migliorare bisogna avere spirito critico e voglia di cambiare il proprio modello e soprattutto servono risorse umane, strumentali,metodologiche.

Acquistare preoccupandosi esclusivamente di rispettare la legge o cercare di farlo avendo delle buone probabilità di ottenere il risultato atteso con quell’acquisto? E’ chiaro che per raggiungere quest’ultimo scopo qualche sforzo in più è necessario, a cominciare dalla reale volontà di porsi tale obiettivo come prioritario ed irrinunciabile.

E dopo la volontà cos’altro bisogna mettere in gioco: risorse e risorse qualificate perché per fare le cose bene bisogna ci vuole tempo…tanto tempo; perchè acquistare non è difficile ma fare la scelta giusta è tutt’altra cosa: predisporre correttamente la documentazione, fornire dei chiari criteri di valutazione, selezionare in maniera oggettiva le imprese da invitare; insomma c’è l’alto rischio di fallire.

E’ proprio in quest’ottica che BBSPRATICHE eroga una serie di servizi a disposizione delle Pubbliche Amministrazione per supportarle nel loro processo di selezione e valutazione dei fornitori nello specifico le supportiamo nel:

• Aiutare il cliente nel definire i criteri di selezione anche tenendo presente gli aspetti finanziari spesso completamente disattesi dalle pubbliche amministrazioni
• Limitatamente ad alcuni ambiti a definire meglio i requisiti tecnici del capitolato
• Impostare la gara tenendo presente delle caratteristiche del portale di E-Procurement prescelto
• Verifiche sull’art 80 (obbligo  sancito all’art 32 comma 7 del codice degli appalti; il quale impone alla stazione appaltante di effettuare le opportune verifiche sul rispetto dei requisiti di ordine generale (art 80) e dei requisiti speciali (art 83)
• Monitoraggio continuo
• Rating del proprio albo fornitori

Il vantaggio è essenzialmente nella flessibilità e nella duttilità nel disporre di un servizio qualificato a costo variabile: se lo uso pago se non lo uso non costa nulla. Numerosi sono i casi per l’utilizzo di un simile servizio:

• personale in carico alla struttura insufficiente
• personale in carico alla struttura non adeguamente preparato   
• personale in ferie o in malattie per un periodo di tempo non compatibile con le necessità dell’amministrazione
• Eventi straordinari che richiedono un aumento consistente degli impegni (esempio per il PNRR)

Perchè abbiamo una visione d’insieme che pochissime organizzazioni possono vantare:

1. Vi lavorano persone che hanno operato in ufficio gare e di conseguenza conoscono il contesto operativo nel quale ci si muove, riuscendo meglio ad prevenire e a comprendere i bisogni del RUP e della stazione appaltante in genere
2. Siamo un agenzia che ogni giorno gestisce decine di pratiche telematiche e sa pertanto muoversi con dimestichezza nelle banche dati
3. Lavoriamo molte pratiche amministrative  di tipo commerciale il che ci consente di avere visione di insieme che raramente è disponibile in un altra organizzazione e dentro la Pubblica amministrazione
4. Pur non avendo come core business la consulenza legale, disponiamo di  un ufficio legale che ci supporta nel trattare codice civile, il codice amministrativo, il fallimentare ed ovviamente il codice degli appalti con la giusta dimestichezza
5. Siamo organizzati in modo da poter soddisfare le richieste in tempi molto brevi e da garantire un elevato grado di sicurezza sulle informazioni
6. Non chiediamo canoni fissi, il cliente quindi è libero di muoversi con la massima flessibilità
7. Andiamo oltre il semplice discorso delle verifiche previste per legge cercando di supportare l’amministrazione ad un approccio non solo basato sulle carte
8. Forniamo un servizio di monitoraggio continuo e siamo noi a ricordare al cliente le scadenze
9. Siamo sul MEPA, il cliente può effettuare ordini tramite la piattaforma di EProcurement della Consip

Come noto alcune informazioni sono disponibili in banche date pubbliche e quindi accessibili a tutti anche se con sottoscrizioni di abbonamenti; altre informazioni invece sono solo a disposizione del diretto interessato o della stazione appaltante; per quest’ultimi quindi non rimane che la seconda opzione essendo la prima esclusa perchè contraria alla legge che impone alla stazione appaltante di effettuare le verifiche direttamente. Per questi casi la stazione appaltante deve conferire delega a terzi, in alcune piattaforme la delega può essere effettuata direttamente online, ovvero il rappresentante della stazione appaltante dotato degli opportuni poteri inserisce nel sistema il soggetto delegato; ovviamente in questi casi il rappresentante deve disporre delle credenziali ovvero dello SPID ovvero della Carta Nazionale dei Servizi. A Tal proposito abbiamo predisposto una tabella sintetica che fornisce un quadro esaustivo dei controlli da effettuare e  gli strumenti

Prima di procedere a creare una RDO o una TD sul MEPA sarebbe bene che la stazione appaltante individuasse con chiarezza i propri  bisogni e gli obiettivi che si vogliono raggiungere nel breve e nel lungo periodo, nel caso si voglia affidare il servizio di “verifica Art 80”, la reale disponibilità da parte delle figure apicali che hanno i poteri di conferire delega . Fatta quest’analisi si può procedere nel redigere una RDA

Per quanto attiene gli aspetti economici si possono ipotizzare diversi scenari in funzione del servizio

a) nel caso di certificati costo unitario per singolo documento

b) nel caso di supporto per l’impostazione della gara un prezzo proporzionato al valore stesso della gara

c) un mix di queste componenti

Si precisa che la categoria merceologica sul MEPA per tali attività è “Servizi di supporto specialistico” ed in particolar modo “Supporto specialistico in materia di acquisti e appalti”

La procedura è piuttosto semplice e non ci sono particolari indicazioni da fornire; tuttvia la corretta procedura  potrebbe essere questa.

FASE PREPARAZIONE

a) Anche se l’offerta è unitaria emettere un ordine a valore che comprende un certo numero di attività per evitare di emettere ordini per ogni richiesta con un grande dispendio di tempo e di risorse per tutti

b) Indicazione da parte ns. dell’addeddo/i autorizzati ad assumere la delega e relativa sottoscrizione da parte di questi di un contratto di riservatezza sulle informazioni trattate

c) riferimenti della stazione appaltante autorizzati a ricevere la chiave di cifratura e l’indicazione di un indirizzo PEC ove inviare i documenti 

d) procedere all’abilitazione dei soggetti indicati all’accesso sulle piattaforme

FASE ESECUTIVA

e) fornirci i nomi dei soggetti e dei controlli che intende assegnarci oppure ci afffida il bando e la lista dei soggetti che intende analizzare ed il resto lo facciamo noi; ovviamente alla stazione appaltante rimane sempre la fase decisionale e di comunicazione con l’esterno.  Abbiamo così predisposto un modello di richiesta che sintetizza le informazioni necessarie all’esecuzione della prestazione; per una completa visione di tutti i controlli che possiamo fare si può far riferimento al presente documento