Partecipare a un appalto pubblico richiede una preparazione a tutto tondo, per poter affrontare in maniera mirata ogni singolo aspetto; in ragione a ciò, è difficile poter definire una prassi uguale per tutte le imprese e per tutte le gare; possiamo però fornire un approccio metodologico ben ponderato, in grado di valutare le singole possibilità e calibrarle sul profilo dei clienti.
Per un approccio metodologico corretto, bisogna distinguere tre momenti diversi.
Fase 1 – Entrare nel mercato della Pubblica Amministrazione
In primo luogo, bisogna confrontare la propria posizione aziendale rispetto ai requisiti di ordine generale, che valgono sempre per qualsiasi tipo di fornitura nel settore pubblico.
Nello specifico bisogna far riferimento all’articolo 80 del codice degli appalti.
In linea generale, questo articolo affronta diversi aspetti, che sintetizziamo come di seguito:
- La società deve avere tutte le carte in regola, ovvero non deve avere problemi per quanto attiene il pagamento delle imposte e dei contributi e gli oneri assicurativi.
- La società deve possedere tutte le autorizzazioni necessarie all’esercizio dell’attività: certificazioni, permessi, ecc
- Anche i rappresentanti della società devono avere le carte in regola, ovvero non devono aver subito condanne penali per alcuni reati.
Lo stesso vale anche per i rappresentanti che non sono più in carica, altrimenti bisognerebbe dimostrare di essersi dissociati da tali comportamenti.
In questa fase, BBS Pratiche supporta il cliente nelle sue valutazioni.
Fase 2 – Organizzazione
L’organizzazione è strettamente correlata alla scelta del mercato in cui si intende competere.
Bisogna sempre avere come riferimento le soglie di gara europee, ovvero l’importo della base d’asta sopra la quale la gara deve essere diffusa in tutta Europa. generalmente queste soglie definiscono uno spartiacque in termini di procedure.
Una volta verificato che sussistono i requisiti di ordine generale, si può procedere con gli step successivi. Vediamo quali.
- Valutare esattamente il target, ovvero il mix di componenti quali: area geografica, categorie merceologiche su cui concentrare i propri interessi, Pubbliche Amministrazioni di interesse, valore minimo sotto il quale non si intende partecipare ecc.
- Stabilire il massimo al di sopra del quale non si intende partecipare oppure valutare un’eventuale partecipazione congiunta insieme ad altre imprese.
- Nel caso si scelga di partecipare a una gara in forma aggregata, bisogna prima cercare di stringere delle partnership con le altre imprese.
- Predisporre le risorse interne necessarie
- Predisporre la documentazione (bilanci, contratti di forniture effettuate, certificazioni), che dovrà essere sempre aggiornata, in quanto solitamente vengono richiesti dati pregressi degli ultimi 3 anni (in alcuni tipi di forniture, si richiedono anche pregressi di 5 anni)
- Predisporre gli strumenti necessari (indirizzi mail, pec, firme digitali, strumenti di monitoraggio, come quelli messi a disposizione dal nostro ufficio per essere informati su tutte le opportunità)
- Conferire gli appositi poteri alle persone da delegare per sottoscrivere gli impegni
- Accertarsi sulla condotta di tali persone
- Definire le risorse qualificate che hanno le competenze e la necessaria autonomia per rispondere ai bandi
- Stringere accordi con i fornitori potenziali, in modo da essere pronti in caso di necessità, dato che i tempi di selezione dei fornitori idonei non va sempre di pari passo con quelli della gara
- Dotarsi di una polizza assicurativa professionale
- Garantirsi un’adeguata capacità di finanziamento; le gare di solito generano un cash flow negativo ed hanno quindi un forte impatto sul piano finanziario, andando così a drenare la liquidità delle imprese; ne consegue che un’impresa non strutturata sul piano finanziario rischia di fallire.
- Iscriversi agli albi delle stazioni appaltanti più attraenti
- Iscriversi all’ANAC
Fase 3 – Partecipazione
Ogni gara va valutata singolarmente, perché costituita da requisiti e modalità di partecipazione ben precisi.
Proprio per questo, partecipare per una gara sopra soglia non può essere lo stesso di partecipare a una gara sotto soglia.
Talvolta, bisogna considerare quando è il caso di partecipare insieme a un’altra impresa, quando avvalersi dell’istituto dell’avvalimento, e così via.
Sono numerosi i criteri da considerare; ciononostante, possiamo indicare alcuni dei metodi che possiamo mettere in atto quasi per tutte le procedure:
- Scrutare attentamente la documentazione.
- Verificare se si possiedono i requisiti speciali, ovvero quelli definiti dalla stazione appaltante, che sono strettamente legati al procedimento di gara.
Non essendo possibile citarli tutti, perché tali requisiti non dipendono solo dal valore della gara, ma anche dal tipo di fornitura richiesta, qui di seguito citiamo a titolo puramente indicativo, e non esaustivo, alcuni requisiti speciali che le stazioni appaltanti potrebbero chiedere ai concorrenti: il possesso di specifiche certificazioni di qualità (ad esempio ISO 20000), di certificazioni in capo ad alcuni profili professionali, come la certificazione di Project Management.
- Se non si possiedono determinati requisiti, si passa quindi a valutare se sia invece il caso di partecipare con imprese che possiedono proprio quel requisito mancante oppure avvalersi dell’Istituto dell’avvalimento (un istituto attraverso il quale un’impresa presta i propri requisiti alla partecipante, restando nei fatti dietro le quinte).
- Analizzare a verificare se sussistono le condizioni economiche.
In sostanza, bisogna accertarsi di avere lo spazio economico sufficiente per fare uno sconto apprezzabile e per avere un minimo di margine nella fornitura, avendo l’accortezza di preservare una parte dei fondi per eventuali imprevisti.
Per le procedure con offerta economicamente più vantaggiosa
Se i requisiti sono presenti e si superano i vari step, si giunge al momento di predisporre una sorta di check list delle cose da fare. Questa procedura è applicabile anche per le gare ove conta solo il prezzo
- Predisporre una check list delle cose da fare
- Definire il team che si occupa della gara
- Assegnare ad ogni persona i compiti e definire le tempistiche, avendo cura di tenersi dei margini di manovra, se si incontrassero ostacoli
- La valutazione economica deve tener conto sia dei criteri del punteggio economico, sia dei costi. In particolare, l’approccio migliore è quello basato sulla tecnica del top-down.
Ciò vuol dire che si parte da tutti i costi reali, tenendo in considerazione un certo coefficiente di rischio, e poi si stabilisce il prezzo di vendita o il prezzo che si pensa possa essere quello giusto per aggiudicarsi la gara. A questo punto, bisogna rimuovere costi inutili, cercando di non incidere sulla qualità dell’offerta, per evitare di perdere punti. Un altro criterio è quello di stimare quale sia il punteggio minimo necessario per vincere, magari esaminando con attenzione gare simili già avvenute in passato, e attribuire un certo punteggio al prezzo e alla parte tecnica.
- Una volta che è tutto pronto, non resta che fare un check sulla documentazione e procedere con la presentazione della stessa.
BBS Pratiche in questa fase fornisce il suo supporto qualificato per poter gestire tutta la parte amministrativa e burocratica.
