BOLLETTINI GARE, AGGIUDICATARI DI GARE

ll nostro servizio per il mondo delle gare

Presso il nostro ufficio è possibile trovare un supporto da parte di uno staff pluri-qualificato, per poter affrontare il mercato della Pubblica Amministrazione con i giusti strumenti:

  • Bollettino delle gare nazionali e internazionali
  • Bollettino delle aggiudicazioni, ovvero di coloro che risultano vincitori di gare
  • Produzione della documentazione amministrativa
  • Analisi e posizionamento dei competitor
  • Iscrizione agli albi fornitori sui portali delle stazioni appaltanti 

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QUALI SONO I CRITERI DI AGGIUDICAZIONE DI UNA GARA

Sostanzialmente, esistono due criteri base per l’aggiudicazione di una gara:

  • Il prezzo
    Con questo s’intende che chi offre il prezzo migliore, vince l’impresa o il raggruppamento di imprese.
  • L’offerta economicamente più vantaggiosa

Si tratta di un “mix” tra prezzo e valutazioni tecniche.

Approfondiamo questo aspetto per capire come funziona.

Innanzitutto, la legge di riferimento (codice degli appalti dlgs 50/2016 e smi) stabilisce che il peso in termini di punti del prezzo non può superare il 30% e, di conseguenza, il 70% è dato agli aspetti tecnici ovvero dai parametri qualitativi ottenuti dai partecipanti (il totale deve essere al massimo di 100 punti e generalmente le gare si vincono per un punteggio compreso fra 80 e 95). Ovviamente, se il peso del prezzo scende al 20%, i parametri qualitativi peseranno l’80% del prezzo.

In linea di massima, la legge consiglia alle stazioni appaltanti di usare il criterio economicamente più vantaggioso.

Tuttavia, questa indicazione diventa un obbligo per le gare che vanno oltre una certa soglia, mentre restano una scelta discrezionale se sono al di sotto.

Le soglie cambiano frequentemente a seconda che si tratti di lavori, beni-servizi, forniture, opere di architettura e così via.

COME SI STABILISCE IL PUNTEGGIO SULLA BASE DEL PREZZO

Generalmente, per stabilire il punteggio, basta eseguire una semplice formula.

Al prezzo migliore viene attribuito il punteggio massimo previsto.

Per attribuire gli altri punteggi, bisogna tenere in considerazione quello dato al prezzo migliore e rapportarlo a tutti gli altri.

Facciamo un esempio.

Se il prezzo migliore riceve 30 punti e il secondo prezzo migliore è più alto del primo del 20%, avremo questa proporzione: 100:120=x:30 → (100 x 30):120 → il risultato è 25.

100→ è il primo prezzo migliore

120→ è il secondo prezzo migliore, maggiorato del 20% rispetto al primo, come detto poc’anzi

30→ è il punteggio associato al prezzo migliore, ovvero al primo prezzo migliore.

Fatta questa proporzione tra il primo e il secondo prezzo, si procede alla stessa maniera per quelli seguenti. 

Questo non è l’unico metodo utilizzato per stabilire il punteggio.

In alcuni casi infatti, viene usato il criterio dello sconto rispetto alla base d’asta, ovvero viene assegnato il punteggio massimo a chi applica lo sconto più alto.

Questo è il metodo più semplice e più utilizzato; ciononostante, alcune volte al fine di ridurre ulteriormente la pressione sul prezzo, le stazioni appaltanti introducono delle formule matematiche piuttosto complesse, le quali hanno proprio l’effetto di “appiattire” le differenze di prezzo tra i concorrenti.

Spesso, se la distanza tra il miglior offerente e la media degli altri supera una certa soglia, il miglior offerente è chiamato a motivare le ragioni della sua strategia, pena l’esclusione per eccesso di ribasso.

 

CHE COSA SONO IN CONCRETO I PARAMETRI E COME SI STABILISCONO

Quando una stazione appaltante decide di adottare il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, essa deve innanzitutto disporre di una struttura di valutazione.

Ciò vuol dire che deve nominare una commissione di valutazione composta da esperti e deve predisporre un capitolato, nel quale siano chiaramente specificati i criteri e i punteggi assegnati ad ogni criterio.

La somma di tutti i criteri qualitativi deve essere pari alla differenza tra 100 e il punteggio massimo assegnato al prezzo.

Inoltre, per assegnare i punteggi qualitativi, si possono usare due diversi strumenti o un mix di entrambi:

  • Criteri soggettivi → i commissari assegnano un punteggio per ogni criterio ad ogni singolo concorrente, sulla base dell’offerta tecnica avanzata dai concorrenti
  • Criterio oggettivo o di tipo tabellare → il mancato possesso dei criteri richiesti, influisce negativamente sull’attribuzione del punteggio.
    Ovviamente questo sistema dovrebbe garantire che solo il migliore nel rapporto qualità prezzo si aggiudichi l’appalto.

Come avviene la ricerca dei bandi di gara e come si incrocia il tutto coi profili dei clienti 

La ricerca dei bandi può avvenire in diverse modalità.

  • La più semplice e immediata, nonché apparentemente più economica, è la consultazione dei siti internet delle pubbliche amministrazioni di interesse.
    Se si ha la necessità di monitorare pochi siti, questo procedimento è molto semplice e rapido; al contrario, se si tratta di tener d’occhio un gran numero di siti di pubbliche amministrazioni, allora il lavoro diventa molto difficile e lungo.
  • Una seconda soluzione è quella di consultare invece portali specializzati (market place) che ospitano le opportunità delle stazioni appaltanti convenzionate. Uno dei principali è certamente il MEPA.
    Ovviamente, questo sistema allarga di molto le possibilità di intercettare una gara di interesse, ma si tratta comunque un mercato limitato: nonostante si tratti del più grande Marketplace, il MEPA rappresenta circa il 10% del mercato complessivo.
  • Il terzo sistema invece è quello più efficiente!
    Si tratta dei servizi informativi, messi a disposizione da operatori specializzati, come quello che forniamo noi.
    Ciò vuol dire che siamo in grado di restituire ai clienti dei veri e propri bollettini, che forniscono un quadro molto ampio sulle diverse possibilità. Grazie a specifici programmi, questi sistemi riescono a esplorare quotidianamente i siti istituzionali delle pubbliche amministrazioni e dei market place, memorizzando tutte le opportunità presenti sul mercato italiano e internazionale.

Ovviamente, nemmeno questi sistemi riescono a coprire il 100% delle opportunità, ma la percentuale di successo è molto alta!

Le gare di importo significativo e le stazioni appaltanti più importanti raramente sfuggono a questi “occhi speciali”!

QUAL È IL CONTRIBUTO DI BBS PRATICHE NELLA RICERCA DELLE OPPORTUNITÀ

Bollettino Gare

Forniamo ai clienti un sistema che consente loro di avere la lista delle gare in corso, che rispondono al proprio profilo di interesse.

Come funziona?

Il nostro partner tecnologico ha predisposto un sistema che, tramite delle specifiche procedure software chiamate “Spider,” non fanno altro che scandagliare la rete sui siti della Pubblica Amministrazione e raccogliere le informazioni relative ai bandi di gara. Pertanto, tramite questo sistema si riesce ad essere costantemente informati sulle procedure di gara indette dagli enti pubblici, senza la necessità di dover controllare frequentemente i siti in cui avvengono le pubblicazioni.

Questi sistemi consentono un grande risparmio di tempo perché, oltre a fare questo lavoro di esplorazione approfondita, selezionano anche le gare che meglio si adattano alle aspettative del cliente.

In sostanza, il nostro servizio consiste nel configurare il programma sulla base di alcuni parametri:

  • Categorie merceologiche e prodotti di interesse (nel caso dei lavori si possono filtrare le classi di SOA di interesse)
  • Area geografica
  • Fascia di importo, utile per escludere le fasce che hanno una base d’asta che non risultano compatibili, perché troppo piccole o troppo grandi.

È possibile anche filtrare le gare che afferiscono al solo MEPA (il sistema della CONSIP, di commercio elettronico per la Pubblica Amministrazione), oppure i soli bandi che prevedono gli avvisi di iscrizione agli albi fornitori.

È possibile effettuare una combinazione di categorie, selezionandole una per volta.

Ogni giorno sulla propria mail arriverà una notifica con il numero di avvisi che rispondono a tale profilo.

Consultando il sito internet e facendo accesso alla propria area utente, si potranno inoltre consultare tutti i singoli avvisi.

Il servizio è destinato a tutti gli operatori professionali che sono interessati a partecipare alle gare, oppure che desiderano restare informati su quali sono le richieste che arrivano sul mercato.

Tutto ciò, al fine di capire il livello di competitività della propria impresa.

Un’altra funzione importante è la ricerca testuale, ovvero quella che avviene inserendo le parole chiave specifiche oppure una combinazione di parole chiave, per effettuare la ricerca delle gare.

Questa funzione può risultare molto utile a chi desidera partecipare solo a gare settoriali. Ad esempio, un distributore nazionale di un marchio di dispositivi sanitari, potrebbe avere la necessità di cercare soltanto gare in cui rientra la categoria merceologica di quel marchio.

In questo caso quindi, risulta più efficace inserire nel campo di ricerca il nome del marchio, oppure una tecnologia specifica usata da quella stessa azienda produttrice.

Ciò consente di focalizzarsi solo ed esclusivamente su ciò che può realmente interessare.

Bollettino aggiudicazioni

Il servizio “bollettino aggiudicazioni” consente di conoscere quali sono le imprese che si sono aggiudicate determinate gare.

Il servizio è indirizzato alle imprese subfornitrici, come ad esempio:

  • i produttori di materie prime e manufatti, come il calcestruzzo destinato alle imprese di costruzioni;
  • i produttori di alimenti, che forniscono le imprese di ristorazione-catering, i quali si aggiudicano le gare di gestione dei centri di ristoro e delle mense.

È importante inoltre restare informati sulle aggiudicazioni di un determinato ambito. Ad esempio, un’azienda che produce manufatti per ponti è opportuno che resti informata su chi si aggiudica le gare indette dall’ANAS.

Consulenza

Assistiamo il cliente nella configurazione del servizio in relazione ai suoi bisogni e ai suoi interessi.

QUALI SONO LE PROCEDURE DA SEGUIRE PER PARTECIPARE A UN APPALTO PUBBLICO

Partecipare a un appalto pubblico richiede una preparazione a tutto tondo, per poter affrontare in maniera mirata ogni singolo aspetto. 

In ragione di ciò, è difficile poter definire una prassi uguale per tutte le imprese e per tutte le gare. 

Possiamo però fornire un approccio metodologico ben ponderato, in grado di valutare le singole possibilità e calibrarle sul profilo dei clienti.

Per un approccio metodologico corretto, bisogna distinguere tre momenti diversi.

Fase 1 – Entrare nel mercato della Pubblica Amministrazione

In primo luogo, bisogna confrontare la propria posizione aziendale rispetto ai requisiti di ordine generale, che valgono sempre per qualsiasi tipo di fornitura nel settore pubblico.

Nello specifico bisogna far riferimento all’articolo 80 del codice degli appalti.

In linea generale, questo articolo affronta diversi aspetti, che sintetizziamo come di seguito:

  1. La società deve avere tutte le carte in regola, ovvero non deve avere problemi per quanto attiene il pagamento delle imposte e dei contributi e gli oneri assicurativi.
  2. La società deve possedere tutte le autorizzazioni necessarie all’esercizio dell’attività: certificazioni, permessi, ecc
  3. Anche i rappresentanti della società devono avere le carte in regola, ovvero non devono aver subito condanne penali per alcuni reati.
    Lo stesso vale anche per i rappresentanti che non sono più in carica, altrimenti bisognerebbe dimostrare di essersi dissociati da tali comportamenti.

 

In questa fase, BBS Pratiche supporta il cliente nelle sue valutazioni.

Fase 2 – Organizzazione

L’organizzazione è strettamente correlata alla scelta del mercato in cui si intende competere.

Bisogna sempre avere come riferimento le soglie di gara europee, ovvero l’importo della base d’asta sopra la quale la gara deve essere diffusa in tutta Europa. generalmente queste soglie definiscono uno spartiacque in termini di procedure.

Una volta verificato che sussistono i requisiti di ordine generale, si può procedere con gli step successivi. Vediamo quali.

  • Valutare esattamente il target, ovvero il mix di componenti quali: area geografica, categorie merceologiche su cui concentrare i propri interessi, Pubbliche Amministrazioni di interesse, valore minimo sotto il quale non si intende partecipare ecc.
  • Stabilire il massimo al di sopra del quale non si intende partecipare oppure valutare un’eventuale partecipazione congiunta insieme ad altre imprese.
  • Nel caso si scelga di partecipare a una gara in forma aggregata, bisogna prima cercare di stringere delle partnership con le altre imprese.
  • Predisporre le risorse interne necessarie
  • Predisporre la documentazione (bilanci, contratti di forniture effettuate, certificazioni), che dovrà essere sempre aggiornata, in quanto solitamente vengono richiesti dati pregressi degli ultimi 3 anni (in alcuni tipi di forniture, si richiedono anche pregressi di 5 anni)
  • Predisporre gli strumenti necessari (indirizzi mail, pec, firme digitali, strumenti di monitoraggio, come quelli messi a disposizione dal nostro ufficio per essere informati su tutte le opportunità)
  • Conferire gli appositi poteri alle persone da delegare per sottoscrivere gli impegni
  • Accertarsi sulla condotta di tali persone
  • Definire le risorse qualificate che hanno le competenze e la necessaria autonomia per rispondere ai bandi
  • Stringere accordi con i fornitori potenziali, in modo da essere pronti in caso di necessità, dato che i tempi di selezione dei fornitori idonei non va sempre di pari passo con quelli della gara
  • Dotarsi di una polizza assicurativa professionale
  • Garantirsi un’adeguata capacità di finanziamento; le gare di solito generano un cash flow negativo ed hanno quindi un forte impatto sul piano finanziario, andando così a drenare la liquidità delle imprese; ne consegue che un’impresa non strutturata sul piano finanziario rischia di fallire.
  • Iscriversi agli albi delle stazioni appaltanti più attraenti
  • Iscriversi all’ANAC

Fase 3 – Partecipazione 

Ogni gara va valutata singolarmente, perché costituita da requisiti e modalità di partecipazione ben precisi.

Proprio per questo, partecipare per una gara sopra soglia non può essere lo stesso di partecipare a una gara sotto soglia.

Talvolta, bisogna considerare quando è il caso di partecipare insieme a un’altra impresa, quando avvalersi dell’istituto dell’avvalimento, e così via.

Sono numerosi i criteri da considerare; ciononostante, possiamo indicare alcuni dei metodi che possiamo mettere in atto quasi per tutte le procedure:

  • Scrutare attentamente la documentazione.
  • Verificare se si possiedono i requisiti speciali, ovvero quelli definiti dalla stazione appaltante, che sono strettamente legati al procedimento di gara.

Non essendo possibile citarli tutti, perché tali requisiti non dipendono solo dal valore della gara, ma anche dal tipo di fornitura richiesta, qui di seguito citiamo a titolo puramente indicativo, e non esaustivo, alcuni requisiti speciali che le stazioni appaltanti potrebbero chiedere ai concorrenti: il possesso di specifiche certificazioni di qualità (ad esempio ISO 20000), di certificazioni in capo ad alcuni profili professionali, come la certificazione di Project Management.

  • Se non si possiedono determinati requisiti, si passa quindi a valutare se sia invece il caso di partecipare con imprese che possiedono proprio quel requisito mancante oppure avvalersi dell’Istituto dell’avvalimento (un istituto attraverso il quale un’impresa presta i propri requisiti alla partecipante, restando nei fatti dietro le quinte).
  • Analizzare a verificare se sussistono le condizioni economiche.
    In sostanza, bisogna accertarsi di avere lo spazio economico sufficiente per fare uno sconto apprezzabile e per avere un minimo di margine nella fornitura, avendo l’accortezza di preservare una parte dei fondi per eventuali imprevisti.

Per le procedure con offerta economicamente più vantaggiosa

Se i requisiti sono presenti e si superano i vari step, si giunge al momento di predisporre una sorta di check list delle cose da fare.

Questa procedura è applicabile anche per le gare ove conta solo il prezzo, è ovvio!

  • Predisporre una check list delle cose da fare
  • Definire il team che si occupa della gara
  • Assegnare ad ogni persona i compiti e definire le tempistiche, avendo cura di tenersi dei margini di manovra, se si incontrassero ostacoli
  • La valutazione economica deve tener conto sia dei criteri del punteggio economico, sia dei costi. In particolare, l’approccio migliore è quello basato sulla tecnica del top-down.
    Ciò vuol dire che si parte da tutti i costi reali, tenendo in considerazione un certo coefficiente di rischio, e poi si stabilisce il prezzo di vendita o il prezzo che si pensa possa essere quello giusto per aggiudicarsi la gara. A questo punto, bisogna rimuovere costi inutili, cercando di non incidere sulla qualità dell’offerta, per evitare di perdere punti. Un altro criterio è quello di stimare quale sia il punteggio minimo necessario per vincere, magari esaminando con attenzione gare simili già avvenute in passato, e attribuire un certo punteggio al prezzo e alla parte tecnica.
  • Una volta che è tutto pronto, non resta che fare un check sulla documentazione e procedere con la presentazione della stessa.

BBS Pratiche in questa fase fornisce il suo supporto qualificato per poter gestire tutta la parte amministrativa e burocratica.

COSA SUCCEDE SE SI FANNO DICHIARAZIONE NON VERITIERE

Chi desidera partecipare a una gara non deve consegnare documenti che provano la rispondenza dei requisiti. Ad essi viene infatti richiesto solo di confermare la sussistenza dei requisiti di ordine generale e di quelli speciali.

La verifica sulla bontà di dette affermazioni viene fatta:

  • al momento dell’aggiudicazione da parte della stazione appaltante (è un obbligo di legge)
  • a sorte tra i partecipanti.

 

Nel caso invece dei sistemi di gestione delle procedure di acquisto su piattaforme digitali, periodicamente si procede con un controllo a campione sul set di imprese che si sono registrate alla piattaforma.

Fatta questa premessa, in linea di massima i provvedimenti che si prendono in caso di false dichiarazioni sono :

  • l’esclusione dalla procedura di gara e nel caso l’impresa si sia già aggiudicata la gara, il contratto viene rescisso o non può essere stipulato;
  • in secondo luogo avviene l’escussione della fideiussione, ovvero della garanzia;
  • come ultimo passo, viene eseguita la segnalazione all’autorità giudiziaria e all’ANAC.

Se i sospetti risulteranno fondati e confermati, i rappresentanti dell’impresa rischieranno un procedimento penale e l’impresa verrà iscritta nella banca dati informatica dell’ANAC e sarà esclusa dalle gare per un certo periodo di tempo.

COME AVVIENE L’AGGIUDICAZIONE DI UN APPALTO PUBBLICO

Per aggiudicarsi un appalto pubblico, bisogna capire quali sono i criteri che vengono applicati.

Se si tratta di criteri puramente economici, l’aggiudicazione è pressoché immediata, dato che viene fatto un controllo della presenza di tutta la documentazione necessaria e del prezzo.

Nel caso invece il bando preveda il sistema dell’offerta economicamente più vantaggioso, la procedura cambia.

Innanzitutto, viene effettuata una verifica della documentazione amministrativa, in modo da eseguire una prima scrematura. In questa fase infatti le imprese che superano la selezione, passano allo step successivo.

In questo caso, la commissione (o le commissioni) valuta le offerte e assegna i punteggi. Per alcune gare esiste anche un punteggio tecnico minimo, sotto il quale si si viene esclusi.

Una volta superata questa seconda fase, si passa alla valutazione del prezzo.

Al termine di tutto, avviene l’assegnazione del punteggio complessivo, con conseguente nomina del “vincitore”.

I giochi però non sono del tutto finiti…

COSA SUCCEDE DOPO LA NOMINA DEL VINCITORE

Anche in questo caso, le procedure cambiano in base al tipo di gara a cui si prende parte.

Quando viene assegnata la vittoria, bisogna attendere la delibera di aggiudicazione. In questo lasso di tempo che intercorre tra la nomina del vincitore (una sorta di aggiudicazione provvisoria) e l’attribuzione definitiva della vittoria, entrano vengono eseguite altre attività; vediamole nel dettaglio.

  • I concorrenti di possono accedere agli atti ed eventualmente fare ricorso, ovvero avviare un tentativo di sospendere l’aggiudicazione (cosa molto difficile senza un intervento della magistratura).
  • La pubblica amministrazione ha il dovere di effettuare i controlli di legge sulle dichiarazioni fatte dall’impresa aggiudicataria, per quanto concerne i requisiti di ordine generale, come ad esempio la regolarità nel pagamento dei contributi e delle imposte, l’assenza di alcuni di reati in capo agli esponenti della società; ecc
  • L’impresa deve presentare una serie di documenti, quali ad esempio: le dichiarazioni effettuate per quanto concerne i requisiti speciali; i contratti di subappalto, se previsti; la cauzione definitiva; l’elenco dei dipendenti e/o collaboratori che partecipano all’esecuzione, ecc.
  • L’impresa a seguito dei controlli potrebbe essere chiamata anche a presentare ulteriore documentazione o motivare alcune situazioni particolari. Occorre infatti sempre considerare che errori, lacune, omissioni nella documentazione possono tra l’altro comportare l’annullamento dell’aggiudicazione. I cosiddetti “errori formali” però possono essere tranquillamente sanati solitamente entro 10 giorni.

Una volta superati tutti questi “ostacoli”, si passa all’aggiudicazione definitiva e alla pubblicazione sull’albo pretorio dell’ente e, successivamente, alla sottoscrizione del contratto.

In questo periodo, l’impresa deve approntare l’organizzazione, al fine di poter essere in grado di avviare la fase operativa della fornitura non appena si entra nella piena operatività.

TEMPI DI LAVORAZIONE E DURATA DEL SERVIZIO

Il servizio di bollettino gare e aggiudicazione richiede 1 ora per essere attivato, anche se diventa operativo dal giorno successivo.

La durata minima è di 3 mesi, anche se è consigliabile attivarlo per 6-12 mesi.

DOCUMENTI NECESSARI PER POTER ACCEDERE AL NOSTRO SERVIZIO

Non ci sono documenti da produrre per attivare il servizio, ma sono necessarie alcune informazioni:

  • l’indirizzo email di riferimento sul quale si desidera ricevere gli avvisi
  • i prodotti e le categorie di interesse
  • l’area geografica di competenza
  • eventuali specificità.
PERCHÈ SCEGLIERE NOI
Perchè non ci limitiamo a fornire una piattaforma con gli avvisi, ma ti diamo la possibilità di disporre di servizi aggiuntivi, che possono rivelarsi indispensabili per approcciare con miglior efficacia a questo mercato.

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